O JFK

Jednostka Finansująco-Kontraktująca

Jednostka Finansująco-Kontraktująca (JFK) działająca w ramach Fundacji "Fundusz Współpracy" została ustanowiona decyzją Komitetu Integracji Europejskiej w lutym 1999 roku. Do głównych zadań JFK należy koordynacja i obsługa od strony finansowo-kontraktowej projektów wchodzących w skład Programu PHARE Rozwój Instytucjonalny Administracji Publicznej (ang. Institution Building) oraz części Programu Środki Przejściowe (ang. Transition Facility).

Działalność JFK nadzorowana jest przez Pełnomocnika ds. Realizacji Programu (PAO) nominowanego przez Narodowego Koordynatora Pomocy (NAC) - Podsekretarza Stanu w Urzędzie Komitetu Integracji Europejskiej. Nadzór nad zarządzaniem i kontrolą finansową środków PHARE i Transition Facility sprawuje Krajowy Urzędnik Zatwierdzający - Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów. Jednostka Finansująco-Kontraktująca współpracuje ze wszystkimi ministerstwami - beneficjentami Programu PHARE Rozwój Instytucjonalny oraz Programu Środki Przejściowe.
Misją JFK, tak jak pozostałych jednostek Fundacji "Fundusz Współpracy", jest podejmowanie działań mających na celu pomyślne wdrażanie funduszy unijnych w Polsce.
JFK przeprowadza procedury przetargowe, realizuje, monitoruje oraz finansuje umowy zawarte w wyniku przeprowadzonych postępowań przetargowych.

W ramach Programu PHARE JFK wdrożyła 168 projektów o łącznej wartości ponad 600 milionów euro. Alokacja w ramach Środków Przejściowych dla około 80 projektów wynosi około 120 milionów euro. Projekty realizowane w latach 1999-2007:

• prawie 200 umów twinningowych i kontraktów Twinning Light,
• ponad 150 kontraktów usługowych,
• ponad 550 kontraktów na dostawy,
• 5 kontraktów na roboty budowlane,
• 20 kontraktów ramowych,
• ponad 500 umów grantowych dla organizacji pozarządowych i samorządów.

W związku z realizacją powierzonych programów, poszczególne działy JFK wykonują następujące działania:


Pion Programowy:

• Realizacja umów bliźniaczych, a w tym m.in.:
- akceptacja budżetów umów twinningowych oraz innych zapisów tych umów dotyczących kompetencji JFK;
- weryfikacja i akceptacja przygotowanych przez partnerów aneksów oraz Side Letters do umów bliźniaczych pod względem finansowym oraz zgodności z procedurami Podręcznika Umów Bliźniaczych;
- wsparcie Długoterminowych Doradców Współpracy Bliźniaczej, partnerów bliźniaczych oraz Beneficjentów we wdrażaniu umowy poprzez bezpośrednie konsultacje, uczestnictwo w spotkaniach, przygotowanie odpowiedzi na korespondencję, itd.;
• Realizacja kontraktów inwestycyjnych, a w tym:
- sporządzanie aneksów oraz decyzji administracyjnych wprowadzających zmiany do kontraktów inwestycyjnych;
- bieżące monitorowanie realizacji kontraktów, konsultacje z beneficjentami i z kontrahentami i uczestnictwo w spotkaniach roboczych;
- weryfikacja i akceptacja wstępnych protokołów odbioru sprzętu pod względem zgodności z zapisami kontraktu m.in. parametrów technicznych, ilości dostaw, osób upoważnionych ze strony beneficjenta do odbioru, listy dystrybucyjnej i budżetu;
- uzgodnienie z beneficjentami treści umów bezpłatnego przekazania praw własności dostaw w ramach kontraktów inwestycyjnych;
- weryfikacja i akceptacja końcowych protokołów odbioru sprzętu po upływie okresu gwarancji technicznych.
- realizacja płatności końcowych na rzecz kontrahentów;
- weryfikacja i akceptacja odbioru prac w przypadku kontraktów na usługi, tj. sprawdzenie i zgłoszenie ewentualnych uwag do raportów wstępnych, okresowych i końcowych zgodnie z zapisami zawartymi w kontrakcie;
- w ramach kontraktów na roboty budowlane, uczestnictwo przedstawicieli JFK w cotygodniowych naradach koordynacyjnych, wizytacjach placu budowy w celu oceny stanu zaawansowania prac i identyfikacji bieżących problemów, weryfikacja Przejściowych i Końcowych Świadectw Płatności, faktur, propozycji zmian, gwarancji bankowych oraz polis ubezpieczeniowych;
• Realizacja grantów, a w tym:
- weryfikacja wniosków o dokonanie zaliczki, przygotowywanie rekomendacji dokonania przelewu zaliczek na poczet realizacji;
- bieżąca współpraca z beneficjentami nad finansowymi i proceduralnymi problemami realizacji projektów, wsparcie beneficjentów we wdrażaniu umowy poprzez bezpośrednie konsultacje, seminaria informacyjne, przygotowanie odpowiedzi na korespondencję, itd.;
- rozliczanie dotacji - przyjmowanie oraz weryfikacja raportów merytorycznych i finansowych z wykonania dofinansowanych przedsięwzięć, przygotowywanie rekomendacji do płatności końcowych.
• Sporządzanie miesięcznych, kwartalnych i ad hoc raportów merytorycznych i finansowych oraz prognoz kontraktowania i wydatkowania dla Rady Fundacji, UKIE, Ministerstwa Finansów, Komisji Europejskiej; raportów merytorycznych i finansowych oraz prognoz kontraktowania i wydatkowania dla Rady Fundacji, UKIE, Ministerstwa Finansów, Komisji Europejskiej;
• Monitorowanie realizacji programów poprzez bezpośrednie kontakty robocze z partnerami umów twinningowych, przygotowanie raportów, udział w posiedzeniach komitetów sterujących, komitetów koordynujących, podkomitetów sektorowych, udział w wybranych działaniach przewidzianych w umowach twinningowych, a także poprzez bieżącą kontrolę finansową postępów w realizacji poszczególnych umów bliźniaczych i kontraktów inwestycyjnych (monitoring dostaw, pochodzenia sprzętu).

Dział Kontroli Finansowej:

• Obsługa finansowa programów:
- obsługa systemu sprawozdawczego UE PN. PERSEUS
- współpraca z Narodowym Funduszem w zakresie określenia zapotrzebowań na środki finansowe służące do realizacji programów;
- akceptacja dokumentów ksiegowo-finansowych składanych przez partnerów unijnych umów bliźniaczych;
- akceptacja dokumentów ksiegowo-finansowych składanych przez kontrahentów wyłonionych w efekcie przeprowadzonych przetargów;
- przeprowadzanie operacji finansowych związanych z finansową obsługą programu;
- realizacja płatności związanych z podpisanymi umowami bliźniaczymi oraz zawartymi kontraktami inwestycyjnymi w uzgodnieniu z KP w poszczególnych ministerstwach;
- udział w procesie raportowania
- obsługa, w części dotyczącej JFK, bazy danych „Penelopa".

Dział Księgowości:

• Kontrola dokumentacji JFK przeznaczonej do realizacji płatności, pod względem poprawności formalno - rachunkowej oraz weryfikacja kompletności dokumentów przekazanych z Działu Kontroli Finansowej.
• Prowadzenie ewidencji księgowej.
• Prowadzenie rejestrów: zakupu VAT, zwrotu VAT dla RTA, gwarancji bankowych.

Do końca 2009 roku w strukturze JFK funkcjonował ponadto Pion Przetargów (PPt) prowadząc kompleksową obsługę kontraktacji projektów pomocowych (Phare oraz Transition Facility) finansowanych lub współfinansowanych przez Komisję Europejską.
Realizacja przedmiotowych projektów odbywała się do lutego 2005 r. w oparciu o procedury Practical Guide oraz GGAPP (projekty Phare 1998-2003) zaś od marca 2005 r. zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych (projekty Phare 2003 oraz projekty Transition Facility 2004-2006).

Pion Przetargów JFK w wyniku rozstrzygania postępowań o udzielenie zamówień publicznych dokonywał wyboru wykonawców umów realizowanych następnie przez Pion Programowy JFK. Realizacja zadań powierzonych Pionowi Przetargów JFK Fundacji Fundusz Współpracy (Zamawiającemu) opierała się na bardzo ścisłej współpracy z Beneficjentami projektów Transition Facility oraz służbami PAO w Urzędzie Komitetu Integracji Europejskiej.

Jednostka Finansująco-Kontraktująca realizowała lub obecnie realizuje następujące programy:

- Transition Facility 2006,
- Transition Facility 2005,
- Transition Facility 2004,
- Phare 2003,
- Phare 2002,
- Phare 2001,
- Phare 2000,
- Phare 1999,
- Phare 1998.


JFK obowiązuje procedura bezpośredniego informowania Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Finansów, pełniącego funkcję Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego (KUZ), o przypadkach wystąpienia lub podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości lub oszustwa finansowego w ramach wykorzystania środków z funduszu Phare (procedura whistle blowing).